A realidade de que a pandemia do coronavírus (COVID-19) está mudando a ideia de trabalho não pode mais ser contestada. No final de março de 2020, mais de 100 países instituíram alguma forma de bloqueio, confinando milhões de pessoas em suas casas e forçando muitas empresas a pedirem a seus funcionários que trabalhem remotamente.
Embora o COVID-19 tenha aumentado o número de pessoas que trabalham remotamente, uma pesquisa indica que quase 4 milhões de brasileiros já trabalhavam de maneira remota em 2019. Também indica que 73% dos que trabalham em casa se sentem mais felizes em trabalhar assim.
Para os gerentes que repentinamente se tornam responsáveis por supervisionar funcionários remotos, isso pode parecer como estar sendo jogado no fundo do poço. Na verdade, gerenciar equipes virtuais é algo que precisa ser feito de uma maneira específica. Isso significa que, como gerente, você não continuará apenas com os negócios normais.
Reunimos 27 dicas para gerenciar com sucesso equipes remotas para ajudar os gerentes a navegar em um novo normal.
Os desafios de gerenciar equipes remotas
Com mais funcionários trabalhando remotamente, o trabalho do gerente também está evoluindo. Os gerentes ficam se perguntando como devem gerenciar pessoas que raramente veem pessoalmente. Isso apresenta novos desafios com os quais os gerentes precisam lidar; daí as dicas que apresentamos neste artigo.
Para entender as 27 dicas deste artigo, vamos começar examinando alguns dos problemas que eles procuram resolver.
Falha ao diferenciar entre trabalho remoto e trabalho tradicional
Vários elementos tornam o trabalho remoto diferente da estrutura de trabalho tradicional. Assim, o trabalho remoto requer habilidades diferentes daquelas necessárias no arranjo de trabalho típico. Por exemplo, o trabalho remoto exige uma melhor gestão do tempo, a capacidade de seguir procedimentos escritos e o talento para se comunicar usando tecnologias de informação e telecomunicações de forma eficaz.
Tanto os funcionários quanto o gerente podem não ter experiência de trabalho remoto e presumir que as regras aplicadas no escritório podem ser interpretadas como estão e transferidas para o ambiente remoto.
As diferenças entre o trabalho remoto e o trabalho típico implicam que os gerentes podem precisar começar a analisar como contratar funcionários de forma eficaz e como eles contratam funcionários remotos. Se isso não for levado em consideração, os gerentes podem se encontrar com funcionários que seriam ótimos no ambiente de trabalho na empresa, mas terão dificuldades em um ambiente remoto.
Falta de expectativas claras
Como gerente, seria um erro pensar que, uma vez que as pessoas já sabem o que devem fazer no escritório, deveria ficar claro para elas o que se espera ao trabalhar remotamente. Portanto, é vital garantir que todos saibam claramente o que é esperado. Por exemplo, você pode querer examinar questões como quando os membros da equipe devem responder à comunicação ou quando devem participar de reuniões virtuais.
Falta de comunicação
Quando os funcionários vêm ao escritório pela manhã, é fácil discutir ideias com eles quando você se encontra no refeitório ou espera o início de uma reunião. No entanto, quando eles trabalham remotamente, é fácil negligenciar esse envolvimento. Assim, os gerentes de funcionários remotos precisam considerar como usarão as diferentes formas de comunicação para substituir a interação face a face no escritório.
Mesmo que seja emocionante no início, os trabalhadores remotos podem se sentir isolados e solitários. Se o gerente não tiver planejado métodos para lidar com isso, pode se tornar debilitante.
Um estudo publicado pela Harvard Business Review concluiu que “os trabalhadores remotos se sentem rejeitados e excluídos”. Se não for administrado de forma adequada, o isolamento e a solidão podem se tornar a base para os desafios de saúde física e fisiológica.
Falta de confiança
O fato de os funcionários fazerem parte de sua equipe significa que você confia neles. Se houver funcionários em quem você não confia, isso pode significar que seus sistemas de contratação precisam ser melhorados. Tratar os funcionários que trabalham remotamente como se tudo que desejassem fosse ganhar dinheiro da empresa para não fazer nada tem um impacto negativo na colaboração e no engajamento.
Produtividade baixa
Embora seja essencial tratar os funcionários remotos com confiança, não se pode contestar que alguns funcionários simplesmente nunca foram criados para o trabalho remoto. Esses funcionários podem achar difícil trabalhar sem alguém cuidando deles. Portanto, um gerente que acredita que não há necessidade de rastrear o tempo e o progresso de funcionários remotos pode descobrir que a produtividade é prejudicada.
Os desafios discutidos acima não fornecem uma lista completa. No entanto, eles mostram que o gerente de funcionários remotos precisa ser claro sobre os desafios que podem enfrentar. Eles também mostram que quando os funcionários mudam para o trabalho remoto, não pode ser apenas business as usual. As políticas precisam ser analisadas novamente.
1. Determine suas responsabilidades
Como gerente, antes de ter esperança de determinar o que se espera dos outros em um ambiente em mudança, você precisará começar observando o que se espera de você. Isso dependerá da sua situação específica.
Em um cenário remoto, as interações entre os membros da equipe podem não ser tanto quanto as de uma equipe localizada dentro da empresa. Portanto, uma de suas tarefas mais importantes é fornecer uma compreensão sólida do que é exigido dos outros. Isso garantirá que cada funcionário tenha clareza sobre o que se espera dele e como estão conectados.
Você também precisará compreender sua função na aplicação das regras da empresa de maneira justa e consistente. Além disso, você tem a responsabilidade de garantir que os funcionários tenham acesso aos recursos de que precisam e a você quando houver uma emergência.
2. Encontre as pessoas certas
Por melhor que seja para alguns funcionários, nem todos podem trabalhar bem em um ambiente remoto. Na mesma linha, nem todo mundo foi feito para gerenciar uma equipe remota. Portanto, os gerentes precisam estar mais vigilantes ao trazer novos membros para suas equipes.
Em um ambiente remoto, as pessoas devem compreender a importância dos resultados e das metas. Mesmo que essas pessoas ainda precisem de orientação e orientação, elas devem ser capazes de realizar o trabalho, não importa onde estejam. Isso implica que esses indivíduos podem ser confiáveis para fornecer resultados com supervisão mínima.
Pode ser um desafio identificar os funcionários certos durante o curto período que uma entrevista permite. Uma maneira de resolver esse problema poderia ser contratar vários indivíduos por um período curto para alguns projetos e avaliar suas habilidades. Você pode então selecionar seus funcionários permanentes desse pool.
Se os funcionários que você gerencia mudaram de um local compartilhado para um local remoto, você pode ajudá-los a se adaptar por meio de treinamento.
3. Crie estruturas
A produtividade em qualquer local de trabalho depende da previsibilidade e das estruturas. É fácil desconectar quando os funcionários trabalham em locais diferentes. Vença isso criando o ritmo da equipe. Deve haver um cronograma claro para as reuniões e os funcionários devem saber o que as diferentes pessoas estão fazendo, para que tenham uma ideia de onde se encaixam no processo.
Ao criar esse ritmo para funcionários remotos que trabalham em fusos horários diferentes, certifique-se de que o peso da inconveniência não recaia sobre um membro. Alterne os horários das reuniões para que o inconveniente de ter uma reunião muito tarde ou muito cedo no dia não recaia sobre um funcionário.
Também é importante criar uma estrutura dentro das próprias reuniões, para mantê-las eficientes e objetivas.
4. Determine o que é melhor para os membros da equipe
Não há dúvida de que você deve estabelecer procedimentos e expectativas para sua equipe remota. No entanto, isso não significa que você seja o único que deve desenvolvê-los. É por esse motivo que você deve convidar a equipe a participar na criação dessas regras.
Embora você possa ter clareza sobre as experiências dos funcionários em equipes localizadas dentro da empresa, apenas os funcionários individuais entenderiam suas situações específicas em suas configurações remotas. Além disso, são os membros da equipe que sabem a melhor forma de realizar um trabalho.
Um exemplo de área em que você pode querer envolver os funcionários é o método de comunicação que eles preferem. Você pode então usar o método preferido ao lidar com funcionários individualmente.
5. Foco na comunicação
Quando os membros da equipe trabalham no mesmo lugar que o gerente, é fácil para um funcionário entrar no escritório do gerente e perguntar sobre algo. Ao trabalhar remotamente, os membros da sua equipe podem nem sempre ter uma ideia de onde você está em um determinado momento. Portanto, você gostaria de ser claro sobre como manterá uma linha de comunicação aberta e removerá quaisquer barreiras de comunicação.
Uma forma de garantir que a comunicação aconteça regularmente é bloquear determinados horários do dia e informar aos funcionários que eles podem reservar sessões curtas com você durante esses bloqueios. Você poderia então ter um calendário para que os funcionários remotos saibam quais blocos foram usados.
Para garantir que todos saibam como a comunicação acontecerá na equipe remota, considere a criação de uma estratégia de comunicação. Isso determinará o número de reuniões que você terá com sua equipe. Na estratégia, observe questões como limitação de ruídos no fundo, cuidado em torno do que os membros da equipe podem ter em seus planos de fundo durante as chamadas de vídeo e o uso de modelos de reunião.
6. Esclareça as regras
Ao introduzir regras para a equipe remota, seja claro sobre o que significam. Por exemplo, usar termos vagos como “corretamente” e “rapidamente” pode confundir as pessoas sobre o que é esperado. Portanto, você gostaria de declarar o que significa um prazo de “um dia”, em relação à quando ele começa e termina.
7. Determine os resultados, esqueça a atividade
No ambiente de trabalho tradicional, desde que alguém tenha feito o ponto, esteja sentado à sua mesa e saia na hora combinada, geralmente considera-se que fez um dia inteiro de trabalho. No entanto, no contexto de trabalho remoto, o local de trabalho e a casa não são mais fáceis de separar. Assim, é essencial focar no que é entregue, ao invés da quantidade de tempo que um indivíduo passa sentado em uma mesa.
Para determinar os resultados, é necessário esclarecer o que deve ser realizado em um determinado período. Para garantir que as tarefas não atrasem, crie marcos com prazos precisos e agende reuniões para acompanhar o andamento.
No entanto, alguns trabalhos exigirão que você controle o tempo que um funcionário remoto levou para concluí-los. Para esses tipos de trabalho, você pode encontrar uma ferramenta de controle de tempo.
8. Crie procedimentos bem documentados
Uma das coisas que os membros da sua equipe remota não conseguirão fazer com facilidade é ir até a mesa de outro membro da equipe, ou ao seu escritório, e perguntar como eles devem fazer algo. Uma de suas funções mais importantes é garantir que haja procedimentos bem documentados em vigor. Certifique-se de que todos os funcionários saibam onde encontrar esses documentos e os sigam.
Evite apenas dizer aos membros da equipe qual é o objetivo, sem lhes dar uma ideia de como essa tarefa deve ser realizada. Para tornar as coisas mais fáceis para você, deixe que os funcionários sejam responsáveis por criar os procedimentos operacionais padrão para suas funções. Atualize continuamente esses procedimentos conforme as coisas mudam.
9. Não sobrecarregue os funcionários
Quando os funcionários estão na empresa, é mais fácil para o gerente perceber que um funcionário está sobrecarregado. Você pode perceber que o funcionário não está almoçando ou sai tarde todos os dias. Você nem sempre tem essa percepção com funcionários remotos. Se os cuidados adequados não forem tomados, os funcionários podem ficar sobrecarregados.
Se você não tiver escolha a não ser enviar uma tarefa urgente a um funcionário remoto, pergunte como isso afetará seus outros prazos. O funcionário pode então dar uma ideia de quanto tempo ele precisa para ser adicionado às tarefas que serão afetadas.
Outra coisa que você deve encorajar seus funcionários a fazer é não sobrecarregar outras pessoas com e-mails. Por exemplo, um “responder a todos” pode enviar comunicação a pessoas que não interessam. Isso dá aos funcionários a tarefa extra de filtrar e-mails que eles não deveriam ter recebido em primeiro lugar.
10. Incluir todos
Mesmo quando você lida com membros da equipe no mesmo local, alguns indivíduos podem preferir ficar na última fila. Se você não tomar cuidado em equipes remotas, esses indivíduos desaparecerão por completo. Assim, encontre uma maneira de fazer com que cada membro da equipe apresente algo em cada reunião. Isso nem sempre precisa ser relacionado ao trabalho; pode ser algo tão simples como pedir a todos que digam qual foi a melhor coisa que lhes aconteceu desde a reunião anterior.
Incluindo todos também poderia encontrar pessoas que o ajudarão assumindo a responsabilidade por um projeto específico. Além disso, você pode pedir aos membros que são especialistas em suas áreas para treinar outras pessoas. Além de incentivar o engajamento por meio da liderança compartilhada, você também está tirando algumas tarefas do seu prato.
11. Incentive a interação social
Jonathan Kanter, professor da Universidade de Washington, conclui que o isolamento social causado pelas medidas de distanciamento social pode ter alguns efeitos adversos no longo prazo ( Fonte ). Tais conclusões mostram a importância de manter a interação social.
Como gerente de equipe remota, você precisará encontrar maneiras de garantir que nenhum dos membros da equipe sofra de isolamento social. Isso pode ser feito por meio do uso criativo da tecnologia para criar engajamento.
Outra boa ideia é ter uma sala de chat sempre aberta. Usando a sala de chat, os funcionários remotos podem fazer perguntas e compartilhar informações.
12. Procure oportunidades de colaboração
Uma forma de incentivar os funcionários a se conhecerem e a se sentirem menos isolados socialmente é você, como gerente, encontrar oportunidades de colaboração. Em vez de ter um funcionário trabalhando em um projeto por conta própria, determine maneiras de fazer os funcionários remotos realizarem projetos em pequenas equipes.
13. Incluir reuniões físicas
Só porque os funcionários estão trabalhando remotamente não significa que eles nunca poderão se encontrar fisicamente se surgir uma oportunidade. Às vezes, você pode ter que fazer acontecer. Isso pode nem sempre ser possível, mas você pode viajar para regiões onde seus funcionários moram e organizar reuniões em que todos se reúnem no mesmo lugar.
14. Criar Atividades de Desenvolvimento de Equipe
Da mesma forma que você pode realizar reuniões virtuais com sua equipe remota, também pode realizar atividades virtuais de formação de equipe . Envolva a equipe na apresentação das ideias.
15. Trate Todos os Funcionários Igualmente
Alguns gerentes de funcionários remotos podem estar gerenciando grupos de funcionários presenciais e funcionários remotos ao mesmo tempo. Em tal situação, é fácil acabar com um grupo recebendo mais benefícios do que o outro. Por exemplo, se você fornece refeições para seus funcionários presenciais, encontre uma maneira de estender esse benefício para seus trabalhadores remotos. Se os funcionários remotos tiverem horários flexíveis, encontre uma maneira de estender esse benefício aos funcionários presenciais.
16. Forneça suporte emocional
Em um ambiente remoto, os membros da equipe que você gerencia enfrentam desafios emocionais diferentes daqueles em um ambiente presencial. Já aludimos à solidão. Alguns podem ter dificuldade em administrar seu tempo.
Como gerente, você também pode ser a fonte de problemas dos funcionários se não respeitar o fato de que, embora eles possam estar trabalhando remotamente, eles não estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. A menos que seja uma emergência absoluta, você deve manter a comunicação dentro de um prazo razoável.
Para fornecer suporte emocional, você precisará estar sempre em comunicação com seus funcionários e perguntar a eles se precisam de algo de você.
17. Crie um ambiente de confiança
Como gerente, se você não confia nas pessoas que trabalham para você, provavelmente não está fazendo um excelente trabalho no processo de seleção. Se você precisa se preocupar com o que um funcionário remoto está fazendo continuamente, não foi claro sobre os resultados e os prazos. Seja claro sobre as diretrizes, como um prazo dentro do qual os e-mails devem ser respondidos.
18. Reconhecer a Excelência
Embora seja vital tratar todos em sua equipe remota igualmente, você ainda deve ser capaz de reconhecer a excelência. Como você não encontrará o funcionário no corredor e lembre-se de reconhecê-lo, seja cauteloso ao mencioná-lo durante as reuniões de equipe e nas reuniões individuais com seus funcionários. Informe-os sobre o que eles fizeram bem. Isso também fornece a outros funcionários detalhes sobre qual é o padrão esperado. O segredo é ser consistente.
19. Fornecer Feedback
Funcionários remotos não têm a oportunidade de interagir com você informalmente no mesmo prédio, para que você possa dar feedback formal e informal. Além disso, como eles podem não ter a chance de ver como os outros estão fazendo as coisas, eles podem sempre ficar apreensivos em relação à sua capacidade de cumprir o padrão. Isso exige que você seja deliberado quando se trata de fornecer feedback.
20. Fornecer treinamento contínuo
Com a proliferação de funcionários trabalhando remotamente, tem havido um aumento correspondente de empresas que oferecem treinamento remoto. O treinamento remoto é especialmente importante quando as coisas estão mudando, porque os funcionários precisam aprender novas habilidades para trabalhar remotamente.
21. Ajude os membros da equipe a compreender os valores da empresa
Seu papel como responsável por membros remotos da equipe é ajudá-los a compreender os valores e a missão da empresa. Embora possam trabalhar remotamente, precisam sentir que fazem parte da empresa em todos os sentidos. Isso pode incluir envolvê-los na determinação dos valores da sua empresa. Você também pode encontrar uma maneira de alinhar os valores de sua empresa com os valores dos funcionários, selecionando novos funcionários com base em seus valores como empresa.
22. Conecte os objetivos da empresa às aspirações dos funcionários
Um dos benefícios significativos do trabalho remoto é que ele permite que seus funcionários trabalhem em qualquer lugar do mundo, desde que tenham as ferramentas necessárias. Como gerente, isso fornece a você a oportunidade de conectar as metas de seus funcionários com as da empresa. Por exemplo, um funcionário que sempre quis visitar Nova York pode ter a chance de trabalhar em um projeto em Nova York quando ele surgir.
Conhecendo as aspirações de seus funcionários, você pode facilmente determinar como conectá-los às da empresa. Isso tem um efeito positivo no engajamento, satisfação no trabalho e lealdade.
23. Seja flexível
Uma das grandes coisas que as pessoas gostam em trabalhar remotamente é a flexibilidade que isso lhes proporciona. Por exemplo, um funcionário pode querer fazer as compras às 11h, quando as lojas estão menos movimentadas, e depois trabalhar uma hora extra à tarde. Isso exige que você, o gerente, seja flexível, desde que o trabalho esteja concluído. Certifique-se de que o cliente e outros membros da equipe não sejam incomodados.
24. Determine a tecnologia mais eficaz
O motivo pelo qual as equipes remotas se difundiram é a disponibilidade de tecnologia. No entanto, como gerente, você precisa fazer uma pergunta importante – qual tecnologia permitirá que minha equipe trabalhe da melhor forma? É claro que um modelo único não funcionará aqui porque diferentes empresas fazem coisas diferentes. Seu trabalho é garantir que a tecnologia selecionada ajudará os membros de sua equipe a permanecerem conectados.
Quando se trata de infraestrutura, seja claro sobre quem fornecerá à equipe remota as ferramentas de que precisam. Se você pedir que os membros da equipe forneçam seus próprios equipamentos, você precisará determinar como ele será pago, como o suporte técnico será fornecido e quais recursos ele deve ter. Se isso não for esclarecido, você pode arriscar a segurança da comunicação e dos dados aos quais seus funcionários têm acesso.
25. Encontre uma ferramenta de gerenciamento de projetos
A proliferação de equipes remotas foi acompanhada por um crescimento correspondente no software de gerenciamento de projeto disponível. A vantagem de uma ferramenta de gerenciamento de projetos é que ela fornece um local central onde todos os membros da equipe podem determinar o estágio em que um projeto está.
A principal vantagem da maioria das ferramentas inovadoras de gerenciamento de projetos é que elas permitem que as conversas aconteçam dentro dos projetos, em vez de e-mails. Quem tem acesso à ferramenta pode acompanhar as conversas ali, reduzindo o tempo para encontrar informações e tirar dúvidas já respondidas.
26. Esteja pronto para lidar com problemas técnicos
A maioria das empresas tem uma equipe técnica interna dedicada para resolver quaisquer desafios técnicos que os funcionários enfrentem. No entanto, as equipes remotas podem estar espalhadas, portanto, eles precisarão de um arranjo especial no que diz respeito a lidar com desafios técnicos.
Como gerente, é sua responsabilidade garantir que sua equipe não sofra atrasos pelo fato de um membro da equipe não poder realizar suas tarefas devido a problemas técnicos. As soluções podem incluir a identificação de prestadores de serviços próximos a cada membro da equipe que estariam disponíveis quando surgisse um problema técnico. Outra solução é fornecer um backup pagando pelo acesso a um espaço de trabalho compartilhado onde os funcionários podem trabalhar enquanto seus problemas estão sendo atendidos.
27. Seja culturalmente sensível
Gerenciar funcionários remotos pode significar que você pode acabar gerenciando funcionários de culturas diferentes. Ser culturalmente sensível inclui concordar sobre qual idioma será usado para se comunicar durante as interações. Além disso, você precisará investir no aprendizado dos estilos de comunicação de seus funcionários e como eles veem a pontualidade. Você deve estar disposto a abraçar culturas diferentes sem se desviar da cultura de sua própria empresa.
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