Quer medir a produtividade de funcionários que trabalham em casa ou remotos?
Você está no lugar certo!
Este artigo contém 8 maneiras comprovadas e uma dica bônus que você pode usar para medir a produtividade de funcionários que trabalham em casa e remotos.
Vamos começar.
1. Crie uma política para medir a produtividade do trabalho de casa e do funcionário remoto
No nível mais básico, a produtividade é uma medida de produção por unidade de tempo. Você pode adicionar medidas mais orientadas para os negócios, como nível de satisfação do cliente, aumento nas vendas ou aumento no número de visitantes do site, à sua medida de produtividade.
Portanto, o primeiro passo para medir a produtividade é criar uma política que estabeleça claramente como você fará isso. Isso o ajudará a implementar as ferramentas e os processos corretos.
Os funcionários saberão exatamente como você os medirá. Essa transparência construirá confiança com os funcionários e os ajudará a priorizar seu trabalho.
2. Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada função em sua equipe remota
Um problema com a medição da produtividade é que trabalhos diferentes têm métricas diferentes. Sua equipe pode ter funcionários remotos que fazem vendas, desenvolvem software, escrevem postagens em blogs ou fazem SEO.
Algumas métricas gerais relacionadas ao desempenho que você pode rastrear para garantir o sucesso da equipe virtual incluem:
- Cumprimento de prazos
- Produzindo trabalhos de alta qualidade
- Uso do sistema de gerenciamento de projetos
- Metas cumpridas
Você vai querer se aprofundar nas áreas listadas acima para criar indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos, mas são as métricas que você deve acompanhar.
3. Crie marcos para cada tarefa atribuída a um funcionário
É fácil acompanhar o progresso quando uma tarefa tem marcos claros.
Os funcionários podem marcar o progresso corretamente e você pode ter certeza sobre o progresso deles. Com marcos claros, os funcionários podem relatar o progresso todos os dias, em vez de esperar até o fim.
Os relatórios de marcos fornecem visibilidade. Você pode ver se um funcionário está fazendo o progresso necessário para concluir a tarefa no prazo.
Dividir uma tarefa longa em marcos ajuda a coletar dados importantes para o planejamento de projetos futuros. Você pode controlar o tempo gasto para alcançar cada marco para que possa criar um plano de projeto melhor no futuro.
4. Use uma tarefa ou software de gerenciamento de projeto para rastrear o trabalho e criar visibilidade
Mantenha todos na mesma página usando um software de gerenciamento de projeto baseado em nuvem. Crie um quadro no Trello em equipe ou projeto no Asana que mostre em que todos estão trabalhando. Claro, existem muitas opções de softwares que fazem esse trabalho muito bem. Experimente alguns e encontre o que melhor te atender.
Considere o uso de diferentes sistemas de rastreamento de projetos para equipes que realizam atividades diferentes, como marketing e desenvolvimento de software. JIRA é uma excelente ferramenta para rastrear projetos de desenvolvimento de software, enquanto Trello ou Asana são ótimos para projetos de marketing.
Atribua tarefas a indivíduos, acompanhe seu progresso e receba notificações à medida que concluem as tarefas.
Meça a produtividade dos funcionários rastreando o número de tarefas que eles concluem a cada semana ou mês. Se houver várias pessoas trabalhando em tarefas semelhantes, você pode classificar esses funcionários por sua produtividade.
Um benefício adicional de um plano de projeto aberto é a transparência e responsabilidade que ele traz para a equipe.
Os membros da equipe podem ver quem está fazendo o quê e como as coisas estão indo. Essa visibilidade também ajuda a melhorar a produtividade da equipe, incentivando todos a fazerem o seu melhor.
5. Monitore quanto tempo os funcionários estão gastando no trabalho
O controle do tempo é essencial para medir a produtividade dos funcionários. É o denominador da equação:
Produtividade = Saída / Tempo
Um software de rastreamento de tempo online rastreia automaticamente quanto tempo os funcionários passam no trabalho. No final de cada semana ou mês, você pode ver dados precisos sobre quantas horas cada funcionário trabalhou.
Você pode calcular a produtividade combinando essas informações com o número de tarefas concluídas ou saída produzida pelo funcionário.
O tempo de rastreamento serve a outro propósito importante.
É difícil separar o trabalho da vida pessoal quando se trabalha em casa. Isso cria problemas para os funcionários, pois eles perdem o controle de quanto tempo estão trabalhando.
Muitos funcionários terceirizados trabalham horas extras para que pareçam produtivos para o chefe. Isso não é sustentável no longo prazo.
Em alguns países, os empregadores têm uma obrigação legal de controlar o tempo que os funcionários passam no trabalho.
Você pode ajudar seus funcionários a manter a sanidade e também atender aos requisitos legais usando um software de controle de tempo online.
Se os gerentes duvidam que alguém está relaxando, tudo o que precisam fazer é verificar a planilha de horas da pessoa. Como o software rastreia isso automaticamente, ele é confiável e preciso.
6. Estimar o tempo de conclusão de cada tarefa
É bom monitorar a produção e o tempo gasto para concluir as tarefas. Mas não adianta rastrear a produtividade, a menos que você possa compará-la com um benchmark.
Ao estimar o tempo necessário para completar cada aderência, você define uma linha de base para a produtividade. É possível que sua estimativa seja muito alta ou muito baixa. Você pode melhorar sua estimativa com o tempo, mas não se intimide porque não pode ser preciso.
Quando um funcionário leva mais tempo, você pode verificar se sua estimativa estava errada ou se o funcionário estava lento. Use este aprendizado para melhorar a estimativa para a próxima tarefa.
O uso de estimativas também cria uma referência para você comparar funcionários que fazem o mesmo trabalho ou trabalham na mesma equipe.
Se dois em cada três funcionários terminam no prazo e o terceiro não, o problema é com esse funcionário. Nesse caso, sua produtividade é menor do que deveria.
7. Implementar uma estrutura de relatório robusta
Relatórios oportunos ajudam você a ficar em dia com o trabalho, identificar problemas em potencial e tomar medidas antecipadas.
A estrutura de relatórios que você implementa depende de suas preferências e das preferências de seus gerentes.
Muitas pessoas gostam de obter um relatório de fim de dia que lista o progresso do dia. Outros ficam mais felizes com uma atualização semanal.
Mantenha os formatos de relatório curtos e objetivos.
Uma lista com marcadores de tarefas concluídas é boa o suficiente para o relatório diário. O relatório semanal deve incluir quadro de horários semanal, tarefas concluídas, planos para a próxima semana e quaisquer obstáculos / riscos.
Os relatórios mensais devem se concentrar mais no progresso em direção às metas.
Você pode obter alguns desses relatórios diretamente nas ferramentas de controle de projeto e tempo. Os relatórios diários de realização são mais bem criados usando uma ferramenta como Concluí isto ou um e-mail.
8. Use um sistema comprovado para medir o progresso em direção às metas
Medir a produtividade diária dos funcionários é uma boa prática de gestão. Mas você também precisa medir o progresso em direção às suas metas de negócios.
Afinal, de que adianta ter uma equipe produtiva se você não atinge seus objetivos?
Objetivos e resultados-chave, também conhecido como OKR, é um dos sistemas de rastreamento de metas mais populares. John Doerr popularizou-o por meio de seu livro “Measure What Matters”
Qual é a metodologia OKR?
Em primeiro lugar, a sigla para OKR se traduz como:
- Objetivos
- Chave
- Resultados
É uma metodologia aplicada para alinhar toda a equipa ao nível organizacional e centralizar a abordagem, para que todos possam trabalhar em sinergia para objectivos comuns. O sistema OKR é credenciado por várias das maiores empresas do mundo, incluindo Google, Amazon, LinkedIn, Accenture, Netflix, entre outras.
A vantagem de usar um sistema estabelecido como o OKR é que você tem ferramentas e painéis prontos. Eles rastreiam seu progresso diário, semanal e mensal em direção à meta.
Com um painel, você pode saber rapidamente o que está acontecendo em sua empresa.
Você pode até mesmo configurá-los em uma planilha se não quiser usar uma ferramenta.
Os funcionários podem atualizá-lo manualmente todos os dias ou você pode automatizar o processo.
Dica bônus para medir a produtividade:
Use ferramentas colaborativas como Google Drive / Dropbox, Slack e Zoom ou MS Teams para envolver sua equipe remota. Uma equipe conectada e colaborativa é mais produtiva do que uma equipe desarticulada.
A colaboração permite que os funcionários trabalhem melhor como uma equipe trabalhando juntos, compartilhando o progresso e ajudando uns aos outros em tempo real.
Resumo
Medir a produtividade é essencial. Claro, isso não deve parecer um “Big Brother” em que os funcionários se sintam vigiados e sim apenas que se sintam produtivos, não importa de onde estejam trabalhando.
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