Qualquer um que já teve uma falha de comunicação no escritório pode dizer porque as habilidades de comunicação no local de trabalho são cruciais. Quer resulte em atrasos no projeto, uma reunião perdida ou apenas uma conversa confusa, mesmo uma falha de comunicação pode atrasá-lo (e ser apenas uma dor para lidar).
Quando você está dirigindo um pequeno negócio, onde cada minuto e cada dólar conta, até mesmo a menor questão de comunicação é ampliada. Por outro lado, quando as coisas estão indo bem e as comunicações estão indo bem, sua equipe está engajada, produtiva e inovadora.
Então, como você constrói essas importantes habilidades de comunicação? Bem, nossa equipe vive e respira comunicação e colaboração— com clientes e colegas de equipe — então temos um bom controle sobre os passos necessários para fazer uma boa comunicação do padrão em sua empresa. Bastam as estratégias certas e uma equipe de liderança comprometida com seu objetivo.
É por isso que hoje estamos compartilhando 7 estratégias para melhorar a comunicação e como executar cada uma delas. Abordaremos 7 estratégias de comunicação eficazes — mesmo para equipes que não têm grandes comunicadores:
- Use a tecnologia para facilitar as comunicações
- Crie um ambiente aberto
- Ofereça oportunidades de feedback
- Obter específico com instruções
- Celebre conquistas e marcos
- Abra múltiplas linhas de comunicação
- Conecte-se entre departamentos
Primeiro, vamos olhar para o benefício de ter uma estratégia de comunicação empresarial.
Qual é o benefício de ter uma estratégia de comunicação empresarial?
Em primeiro lugar, uma estratégia de comunicação empresarial geralmente consiste em técnicas que incentivam a comunicação aberta e o trabalho em equipe eficaz em um ambiente de trabalho.
Tecidos juntos, eles são um plano de ação que sua empresa pode usar para melhorar suas habilidades de comunicação, trabalhar na formação de equipes e fazer as coisas de forma eficiente.
Aqui estão três grandes benefícios de ter uma estratégia de comunicação eficaz:
1. Melhora o engajamento dos funcionários
A comunicação eficaz no local de trabalho aumenta a moral e o engajamento dos funcionários, fazendo com que os membros da equipe se sintam conectados ao trabalho que estão fazendo e ao negócio pelo qual estão fazendo isso. Boas atividades de formação de equipe também podem ajudar a nutrir habilidades de comunicação, o que melhora a camaradagem e o engajamento dos funcionários.
Por sua vez, um melhor engajamento dos funcionários pode levar à redução do volume de negócios, uma melhor experiência do cliente e até mesmo ao aumento da rentabilidade.
2. Aumenta a produtividade
Hábitos de trabalho ineficientes e prazos perdidos do projeto são quase sempre resultado de más habilidades de comunicação no local de trabalho. Ao usar estratégias de comunicação eficazes, você pode ser mais claro sobre as expectativas e, finalmente, obter os resultados necessários para entregar projetos a tempo.
3. Cria espaço para inovação
Um ambiente de comunicação aberta no local de trabalho promove a resolução criativa de problemas, ideias mais aventureiras e pensamentos fora da caixa. Ele ajuda você a criar espaço para a inovação, fomentando uma atitude de “sem más ideias” e incentivando sua equipe a experimentar coisas novas — mesmo que esses projetos nem sempre dê certo.
7 estratégias de comunicação eficazes
Todos esses benefícios soam incríveis, mas se sua equipe tem até alguns membros que simplesmente não são grandes comunicadores naturais, eles podem soar como objetivos inatingíveis.
Então, vamos compartilhar sete estratégias de comunicação que são eficazes e podem ajudar na formação de equipes — mesmo para equipes que não têm grandes comunicadores.
Com essas ferramentas, você pode criar um ambiente onde a comunicação aberta é a norma, mesmo que você esteja começando com uma equipe que não se comunica naturalmente bem.
Não importa se sua equipe está sempre reunida pessoalmente ou tem a opção de trabalhar remotamente, ter as ferramentas de comunicação certas deve ser uma parte crucial de sua estratégia (e ajudará na construção geral da equipe também). O bate-papo no local de trabalho dá aos seus colegas mais oportunidades de se conectarem.
A plataforma de comunicação interna certa facilitará a criação de um ambiente onde as pessoas estão se acompanhando de forma proativa, compartilhando ideias e consistentemente ficando no topo de tarefas e projetos. E, à medida que mais e mais empresas se deslocam para arranjos de trabalho remoto,é sempre útil ter as comunicações digitais como opção.
2. Crie um ambiente aberto
Aqui está a pegadinha. As ferramentas certas por si só não criarão um lugar onde a comunicação flui facilmente. Se você está lidando com a falta de comunicação em seu local de trabalho, pode não ser sobre os indivíduos em sua equipe tanto quanto a atmosfera geral. Um dos melhores planos de comunicação é construir comunicação no tecido da cultura da sua empresa.
Quando você cria um ambiente de comunicação aberto, os membros da equipe não têm medo de falar (e assumir a responsabilidade) se algo der errado, sugerir ideias fora da caixa e ser honesto sobre o que está funcionando e o que não está. (Além disso, provavelmente ajuda na retenção de funcionários também.) Em suma, todas as coisas que fazem uma empresa inovadora, eficaz e ágil? Eles provêm da comunicação aberta.
Se você tem apenas alguns membros da equipe ou uma equipe em rápido crescimento, existem maneiras de ser intencional sobre a criação de um ambiente livre de julgamentos que incentiva conversas de fluxo livre.
Um ambiente aberto é mais fácil de alcançar de cima para baixo, já que a gestão será capaz de promover e modelar o tipo de abertura que você está lutando. Normalmente, são os funcionários de nível inferior que têm mais dificuldade em falar. Às vezes, é porque eles não têm confiança ou podem ser mais novos para a empresa.
Aqui estão algumas maneiras que a liderança pode engajar os funcionários:
- Definir a expectativa no início de uma reunião de que não há más ideias ou perguntas erradas.
- Encorajando o feedback o mais cedo possível — mesmo durante o processo de onboarding.
- Modelar compartilhando ideias “out-there”, brainstorming e dando feedback honesto.
- Pedindo feedback específico de várias maneiras — e sendo receptivo a ele.
3. Forneça oportunidades formais e informais para feedback
Falando em feedback, um dos melhores indicadores para os funcionários que você realmente tem comunicação aberta no local de trabalho é mostrar que você quer (e vai ouvir) seus feedbacks.
Existem muitos aplicativos de engajamento de funcionários que oferecem uma maneira de você formalizar o processo de feedback, e eles são ótimos para construir feedback na rotina da sua empresa.
Os aplicativos de feedback são incríveis para fazer com que os membros da equipe se abram um pouco ou para coletar dados quantitativos de toda a equipe. Mas não subestime a importância do feedback informal também.
Um casual “como você se sente sobre nossas novas ideias de campanha?” enquanto você está andando entre reuniões ou no início de uma chamada de vídeo pode enviar a mensagem em voz alta e clara de que você está interessado em opiniões diferentes das suas — e que você está aberto a ouvir o que eles pensam.
Finalmente, quando se trata de feedback, não basta colecioná-lo — você tem que fazer algo com ele também.
Embora nem sempre você possa implementar todas as sugestões dos funcionários, acompanhar uma atualização sobre por que algo não foi implementado ou o que você aprendeu com uma sugestão ajudará os funcionários a saber que eles ainda são ouvidos.
4. Seja específico com tarefas e instruções
Quando uma tarefa é feita de forma errada, muito lenta ou apenas parcialmente concluída, não é apenas frustrante — pode levar a atrasos no projeto também. Mas também geralmente é culpa do atribuidor de tarefas tanto quanto o fazador de tarefas.
Uma técnica de comunicação importante é se pensar em tarefas e projetos para que todas as partes entendam o que precisa ser feito, como deve ser concluído e como ele se encaixa nos objetivos maiores do projeto ou da empresa.
As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho também podem ajudar aqui, uma vez que ajudam você a padronizar as tarefas que certos projetos precisam e permitem que você organize uma equipe de pessoas em torno do que precisa ser feito.
Brené Brown, especialista em liderança e escritora, compartilhou um exemplo de como ela comunica instruções com sua equipe em seu livro Dare to Lead. Em vez de deixá-la aberta à interpretação, quando ela atribui uma tarefa a um membro da equipe, eles perguntam ao follow-up “Como é ‘feito’?”
Isso lhe dá a oportunidade de explicar quando ela precisa da tarefa feita, como deve ser feita, e até mesmo por que ela gostaria de uma certa maneira. Leva apenas um minuto e leva a menos decepções como gerente, sem que os funcionários sintam que têm que ler sua mente.
Você pode implementar algo semelhante em sua empresa, tanto treinando gerentes para dar instruções específicas e mostrando aos membros da equipe como pedir os detalhes de que precisam.
Os gerentes de trem que dão instruções específicas não os tornam exigentes; em vez disso, permite que sua equipe tenha sucesso. Perguntas são um dom, não um aborrecimento.
5. Celebre conquistas e marcos
Para uma comunicação verdadeiramente eficaz em seu negócio, o feedback não deve apenas fluir de uma maneira. Assim como a gestão valoriza o feedback que melhora a empresa, seus colaboradores também devem valorizar o feedback que os ajuda a aprender e crescer.
É por isso que é tão importante celebrar conquistas e marcos em toda a empresa.
Há vantagens em celebrar conquistas e marcos em nível individual e de equipe.
Quando você diz a alguém que eles fizeram um bom trabalho em uma determinada tarefa ou projeto, você está melhorando a moral dos funcionários e reforçando o comportamento positivo. Quando você celebra o trabalho de uma equipe ou mesmo de toda a empresa, você reforça metas compartilhadas e cria uma forte conexão de equipe.
Faça questão de compartilhar reforço positivo de forma formal e informal. Você pode trazer um trabalho bem feito em uma revisão trimestral, por exemplo, mas você também pode apenas mencioná-lo no corredor ou um bate-papo em equipe. (Claro, quando chega a hora de compartilhar uma crítica construtiva, é melhor lidar com o privado.)
Diferentes funcionários responderão ao feedback de forma diferente, então compartilhar de maneiras informais e formais leva para casa o ponto.
6. Experimente diferentes tipos de reunião
Todos são diferentes, e à medida que você se concentra em construir uma equipe diversificada e multitalentosa em seu pequeno negócio, você atrairá pessoas com diferentes habilidades e estilos de comunicação, também. Algumas pessoas apenas processam melhor as informações em um ambiente um-a-um, enquanto outras realmente se alimentam da energia em grandes brainstorms em grupo.
Já mencionamos a importância de ir além do e-mail e oferecer opções para mensagens em equipe, chamadas de vídeo, telefonemas e muito mais — mas você também pode oferecer diferentes opções de forma mais formal.
Se você sempre agendar grandes reuniões de equipe, por exemplo, tente agendar reuniões de grupo um a um ou menores — você pode ver estilos de comunicação mudando para membros da equipe que podem estar mais confortáveis nesse cenário.
Se parece esmagador ter tantas formas diferentes de comunicação no local de trabalho, não precisa ser. Contanto que você consolide tantos desses canais em um só lugar, então você não precisará estar verificando vários aplicativos durante todo o dia.
7. Conecte-se entre departamentos
Esses hábitos de comunicação incríveis não devem existir apenas dentro de uma equipe — eles devem ser praticados em toda a empresa. Afinal, todos vocês estão trabalhando em direção a objetivos compartilhados. Normalmente, a maneira mais rápida de alcançá-los é fazer com que todos trabalhem juntos.
As pequenas empresas geralmente têm grande colaboração entre as equipes quando estão apenas começando (especialmente para as empresas que começam com uma ou duas pessoas), mas começam a lutar à medida que as equipes crescem e ficam mais ocupadas com novas tarefas.
Aqui estão algumas ideias para manter suas equipes conectadas intencionalmente:
- Realizar reuniões trimestrais onde toda a empresa se reúne.
- Designar novos contratados um mentor ou amigo de almoço fora de seu departamento.
- Peça aos departamentos para realizar ações do tipo “almoçar e aprender” ocasionalmente onde eles mostram a outras equipes no que estão trabalhando.
Você pode até mesmo iniciar canais interdepartamment no aplicativo de bate-papo da sua equipe, onde os funcionários podem compartilhar preocupações, fazer perguntas ou apenas se conectar socialmente. Por exemplo, sua equipe de vendas pode achar útil ter um canal onde eles possam solicitar posts de blog do Marketing.
Uma vez que toda a sua equipe esteja se sentindo conectada, você deve ver conversas fluindo facilmente entre departamentos. Imagine. Quando um representante de suporte ao cliente tem uma pergunta rápida para o representante de vendas que trouxe um cliente a bordo, ele pode se sentir confortável em entrar em contato diretamente. É o que acontece quando seu negócio tem uma estratégia de comunicação eficaz.
Estratégias de comunicação para pequenas empresas
A comunicação empresarial no local de trabalho pode soar simples (“apenas conversem uns com os outros!”), mas é muito mais do que ter um bate-papo.
Nem todos se comunicam da mesma maneira. Você precisa ser intencional e usar as estratégias certas que proporcionam diversas oportunidades para comunicações formais e informais em toda a empresa.
Ao empregar estratégias de comunicação que promovam a comunicação aberta e a colaboração, você pode construir uma empresa cheia de funcionários engajados, eficientes e inovadores. E esse é o tipo de equipe que faz uma empresa bem sucedida.
