21 regras de etiqueta empresarial para você “fazer bonito” nos negócios

Regras de etiqueta empresarial

Quando se trata de etiqueta empresarial, existem regras que não devem ser quebradas. Alguns deles podem parecer senso comum, mas você ficaria surpreso com quantas vezes você pode ter cometido um erro sem nem perceber.

Nos últimos anos, grandes e pequenas empresas adotaram uma cultura de inicialização mais descontraída. Os cubículos foram derrubados e substituídos por plantas baixas abertas. Móveis de escritório podem ser qualquer coisa, desde pufes e até mesas de pebolim e jogos eletrônicos. Ternos e gravatas foram descartados para camisetas e jeans. O trabalho remoto está se tornando cada vez mais popular.

O ambiente de escritório menos rígido pode dar a impressão de que as regras de etiqueta empresarial são antiquadas e desnecessárias. Não os jogue no lixo com disquetes e códigos de vestimenta rígidos ainda. Embora possa não ser óbvio, muitas empresas ainda têm regras de conduta profissional e social implícitas. Reunimos essas 21 regras de etiqueta empresarial que o ajudarão a evitar situações embaraçosas.

1. Preste atenção aos nomes

Os nomes são uma das primeiras informações que aprendemos sobre alguém. É como as pessoas o reconhecem e se dirigem a você.

Quando você disser seu nome a outras pessoas, inclua seu sobrenome. Isso é especialmente importante se você tiver um nome comum, como Ashley ou John.

Quando você encontrar alguém pela primeira vez, preste atenção no nome dela. Se você não tem certeza de como pronunciar, seja sincero e pergunte. Se for um nome incomum ou difícil de pronunciar, a pessoa provavelmente está acostumada com ele e não se importará. Isso mostra que você se interessou por eles e se preocupou em acertar.  Não destrua o nome deles ou invente um apelido. Chame as pessoas como elas querem ser chamadas.

Lembrar nomes pode ser um desafio, especialmente se você conhecer várias pessoas ao mesmo tempo. Um truque que você pode usar é identificar uma característica que o ajude a diferenciá-los. Outra é repetir o nome e tentar usá-lo em sua conversa de 3 a 4 vezes, mas não com tanta frequência que seja óbvio.

2. Cumprimente a todos

Cumprimentar as pessoas com quem você entra em contato não é apenas educado, mas também estabelece um relacionamento. Você nunca sabe quem podem ser as pessoas que você cumprimentou, por isso é importante cumprimentar a todos com o mesmo grau de gentileza.

Um simples “Oi, como vai você?” ou mesmo um sorriso e aceno de cabeça é o suficiente.  No entanto, adicionar mais pode fazer com que eles se lembrem de você e o considerem amigável e agradável.  Ele também pode iniciar uma conversa. Mas seja atencioso. Se eles parecerem com pressa ou não interessados no momento, não force uma conversa.

Algumas maneiras de iniciar uma conversa podem ser:

• Elogie algo que eles estejam vestindo e pergunte onde o encontraram.
• Faça comentários sobre o que está ao seu redor. Isso pode ser qualquer coisa, desde o tempo até um livro que eles estão segurando ou o espaço do escritório.

O segredo é fazer perguntas abertas que exijam mais do que um “sim” ou “não” e levar a conversa adiante.

3. Ofereça um aperto de mão e faça contato visual

Os apertos de mão são a saudação comercial universal. Um aperto de mão firme ainda é considerado um traço positivo. Um fraco é negativo.

Normalmente, a pessoa de cargo mais alto oferecerá a mão primeiro, mas se não o fizer, você ainda pode oferecer a sua. Faça contato visual quando você apertar sua mão e sorrir. Aqueles que desviam os olhos são vistos como carentes de confiança e honestidade.

4. Dê dicas que mostrem que você está prestando atenção

Quando outra pessoa está falando, é importante acenar com a cabeça ou sorrir. Isso mostra que você está engajado e ouvindo ativamente. Diz a eles que você se preocupa com o que eles dizem e valoriza seus pensamentos.

Tenha cuidado para não interromper. Se quiser falar, você pode enviar um sinal não verbal abrindo a boca, mas é educado esperar que terminem.

5. Apresente outras pessoas

Ninguém gosta de ficar sem jeito com um grupo de pessoas que não têm ideia de quem são e o que estão fazendo ali. É desconfortável. Se você puxar conversa com alguém e está com uma pessoa que essa pessoa ainda não conheceu, é educado fazer uma apresentação.

No entanto, forneça um pouco mais de informações além do nome.  Você pode adicionar a função da pessoa em sua empresa e o que ela faz. Isso fornece aos outros algumas informações básicas, mas seja breve.

6. Envie notas de agradecimento personalizadas e manuscritas

É perfeitamente normal enviar e-mails de confirmação automática e agradecimento depois que os clientes fazem uma compra online. No entanto, um agradecimento por e-mail – especialmente se for uma conta grande ou um relacionamento comercial de longa data – é considerado ingênuo e rude.

Em vez disso, escreva um agradecimento atencioso e envie-o por correio tradicional. Pode demorar mais alguns minutos do seu tempo e uma pequena mudança na postagem, mas é mais apreciado.

7. Revise e-mails para erros gramaticais e de digitação 

Se você for como a maioria dos profissionais, vai se comunicar muito por e-mail. Cada mensagem enviada reflete em você, então você precisa ter certeza de que são profissionais e bem escritas. Você não deve ter erros de digitação em e-mails. Leva apenas alguns segundos para revisar seus e-mails antes de clicar em enviar.

8. Seja educado e profissional em todas as formas de comunicação 

Não importa se você está se encontrando cara a cara, por telefone ou por e-mail, cada interação deve ser profissional.

Quando você se comunica apenas por texto, não tem o tom de voz, as expressões faciais e outras dicas não-verbais que acompanham. Lembre-se disso ao escrever e-mails.  Mantenha as mensagens curtas e objetivas, mas não envie nada que você não diria pessoalmente.

9. Sempre seja pontual

Seja para chegar ao trabalho ou para uma reunião ou cumprir um prazo, a pontualidade é fundamental. O tempo é precioso.

Quando você perde um prazo, toda a equipe é afetada e pode ter que dar cobertura para você. As equipes contam com a participação de todos. É fácil subestimar quanto tempo você precisará para concluir um projeto se você não acompanhar o seu trabalho regularmente.

Quando você se atrasa, está sendo desrespeitoso e sem consideração pelo tempo e pelos compromissos de outra pessoa. Não se atrase.

Se você estiver atrasado, entre em contato com eles assim que perceber que não chegará a tempo. Não apareça muito cedo também. O ideal é chegar entre 5 e 10 minutos antes da consulta.

10. Vista-se apropriadamente

Os códigos de vestimenta tornaram-se muito mais relaxados nas últimas décadas. No entanto, só porque não existe uma regra que diga que você não pode aparecer para trabalhar com um moletom, calça de moletom e chinelos, isso não significa que você deva.

Por mais que gostemos de nos dizer para não “julgar um livro pela capa”, nossa reação imediata é fazer exatamente isso. Na verdade, estudos mostraram que a primeira coisa que as pessoas notam nos outros é a aparência. É a principal influência nas primeiras impressões.

Você não precisa vestir um terno de três peças, mas vestir-se de maneira inteligente mostra que você se esforça para melhorar sua aparência e é mais provável que coloque o mesmo entusiasmo em seu trabalho.

Quando você se veste com roupas relaxantes em um ambiente profissional, as pessoas podem pensar que você é preguiçoso. Isso não significa que você não pode usar uma camisa confortável e jeans ocasionalmente. Se for apropriado para o ambiente e a situação de trabalho, vá em frente.

11. Sempre pratique uma boa higiene

Não importa o que você vista, uma boa higiene é sempre uma obrigação. Penteie seu cabelo. Corte sua barba. Limpe suas unhas. Certifique-se de que suas roupas cheiram bem. Ninguém quer sentar-se e trabalhar ao lado de alguém que cheira a odor corporal e comida frita.

12. Se você convidar outras pessoas para um almoço de negócios, tenha esse cuidado

Enquanto almoçam juntos, não comece até que os outros tenham recebido sua comida. Certifique-se de que a colher e o garfo não façam barulho. Coma devagar para evitar arrotar em público.

13. As maneiras à mesa são importantes

Você também deve estar ciente de outras regras de etiqueta ao jantar. Muitas das regras que seus pais impuseram na mesa de jantar ainda estão em vigor.

• Não fale com a boca cheia nem mastigue com ela aberta.
• Sem cotovelos na mesa.
• Não assoe o nariz com o guardanapo.
• Sem mensagens de texto ou brincar com seu telefone na mesa.

Comer enquanto fala de negócios pode ser difícil se você escolher um item bagunçado do menu. (Fique longe de petiscos como ostras e asas de frango.) As regras podem mudar dependendo de onde você come. Se você está comendo um restaurante cinco estrelas de luxo, vai querer saber a localização das mesas.

14. Mantenha seu espaço de trabalho organizado

Uma escrivaninha entulhada de xícaras de café velhas, pilhas de papel e mais post-it do que espaço livre irá distraí-lo e irritar os outros.

Se você não consegue manter seu espaço de trabalho limpo e organizado, como gerenciará seu trabalho? É uma pergunta que os colegas, clientes e outros vão pensar.

Seu espaço de trabalho reflete em sua imagem profissional e em sua empresa, portanto, limpe-o. Tire o pó algumas vezes por mês, desenvolva um sistema de organização e descarte prontamente o lixo na lixeira.

15. Mostre respeito pelas áreas e itens compartilhados

Trabalhar em um escritório geralmente significa que você está compartilhando o espaço com outras pessoas. Muitos escritórios terão uma cozinha compartilhada ou, pelo menos, uma geladeira da empresa para guardar almoços, lanches e bebidas. Não seja a pessoa que rouba a comida de outra pessoa da geladeira da empresa.

Limpe depois de você mesmo. Se você usa a impressora, grampeador ou outro material de escritório da empresa, seja respeitoso. Reabasteça papel e grampos para a próxima pessoa que os usar.

16. Não compartilhe demais, mas também não fique muito distante

Não arraste sua vida pessoal para ambientes profissionais. Contar a todos no escritório sobre seu namorado traidor ou suas aventuras selvagens e bêbadas no fim de semana coloca os outros em posições tensas e constrangedoras. Também não é apropriado para o trabalho, e aqueles que compartilham demais são frequentemente demitidos por causa disso.

As pessoas querem saber um pouco sobre você. Se você não compartilhar nada, parecerá esnobe ou distante. É importante que você saiba quais tópicos são adequados para o trabalho e quais não são. Pode ser apropriado falar sobre a boa comida e as praias que você visitou durante uma recente viagem à Tailândia. No entanto, compartilhar que você mergulhou pelado depois de fumar um baseado enorme durante as férias, não existe.

Em geral, política e religião são os dois tópicos considerados inadequados em quase todos os ambientes profissionais. Se você tiver um problema pessoal ou médico que afetará seu trabalho, faça uma reunião particular com seu gerente ou chefe para informá-los.

Não seja um vizinho intrometido.  Lembre-se de respeitar a privacidade e o espaço pessoal dos outros.  Você pode se sentir confortável compartilhando detalhes sobre você, mas os outros podem não ficar.

17. Esteja ciente de como os outros trabalham

Algumas pessoas gostam de trabalhar enquanto ouvem música alta. Outros podem precisar de silêncio total para se concentrar e se concentrar.

Em um espaço de escritório, há uma mistura de trabalhadores com diferentes estilos de trabalho. Se gosta de ouvir música, faça-o através dos fones de ouvido. Se você precisar de silêncio, experimente fones de ouvido com tecnologia de cancelamento de ruído ativo.

18. Use sua voz interna

Algumas pessoas têm vozes altas e estrondosas que exigem ser ouvidas. Às vezes, ficamos entusiasmados com uma conversa e esquecemos nossas vozes internas. De qualquer forma, é importante manter o volume do som em um nível decente. Um ambiente barulhento distrai e perturba os outros.

Além disso, seu escritório pode compartilhar um prédio com várias outras empresas. Eles podem estar realizando reuniões ou tentando trabalhar discretamente. Seja um bom vizinho e use sua voz interior.

19. Esteja ciente de dicas não verbais

Você pode se surpreender com o quanto suas expressões faciais, linguagem corporal e movimentos das mãos transmitem aos outros. Suas expressões faciais desempenham um papel importante na forma como os outros o percebem.

Por exemplo, um  estudo recente realizado por pesquisadores da Cornell descobriu que as pessoas formaram impressões de outras com base em suas expressões faciais em fotografias. Se a pessoa na foto estava sorrindo determinava se ela via sua personalidade como negativa ou positiva. A primeira impressão da foto influenciou até mesmo como eles se sentiam sobre a pessoa depois de se encontrarem cara a cara meses depois.

Tudo, desde a sua postura até a testa franzida, é uma forma de comunicação. Fique em pé, sorria e, se necessário, coloque sua cara de Poker.

20. Guarde o seu telefone

Ficamos tão apegados aos nossos smartphones, tablets e dispositivos vestíveis que pode ser difícil desconectá-los. No entanto, há momentos em que puxar o telefone é ofensivo.

Enviar mensagens de texto ou navegar na Internet pelo telefone durante uma reunião é totalmente rude. Verificar seu feed do Facebook ou notificações do Twitter na frente de um cliente reflete mal em sua empresa e provavelmente fará com que você perca esse cliente e seu emprego.

É impossível dar a alguém toda a sua atenção quando você está distraído com o telefone, então deixe-o de lado.  Mude para o modo silencioso ou desligue-o completamente.

21. Não seja alguém “que só reclama o tempo todo.”

Se você notar um problema que deve ser resolvido, não reclame simplesmente sobre isso. (Claro, se for um problema que viole as políticas do local de trabalho ou a conduta moral, você deve relatá-lo à pessoa adequada.)

No entanto, se for qualquer outra coisa, pense antes de falar. Ofereça soluções e tenha cuidado ao abordar o assunto. Em vez de expressá-lo como uma fraqueza ou falha, enquadre-o como uma oportunidade de melhorar ou um novo projeto empolgante.

As regras de etiqueta empresarial podem mudar com base na localização e cultura.  Por exemplo, como você inicia uma reunião nos Estados Unidos seria diferente de uma cultura hispânica como a Colômbia. Mergulhar direto nos negócios nos Estados Unidos não é apenas normal, mas esperado. Se você fizer isso na Colômbia, será considerado rude e imprudente, o que pode afetar negativamente suas relações comerciais.

Se sua empresa é global ou se você viaja para o exterior a trabalho, pesquise a cultura e a etiqueta de negócios. Em alguns casos, as pessoas entenderão se você errar por causa de uma barreira cultural ou de idioma. No entanto, mostrar que você tem consideração pelas tradições deles é apreciado.

Você pode não reconhecer, mas a etiqueta empresarial implícita e implícita existe até mesmo nas culturas empresariais mais descontraídas. Pode ser difícil descobri-los no início, mas seguir essas regras universais pode evitar que você cometa um erro embaraçoso.

Nós da ABERJ temos um curso muito interessante de Etiqueta Profissional que pode te ajudar. É só CLICAR AQUI, para ver mais sobre esse curso!