Começar seu primeiro emprego pode ser opressor e intimidador. Você está ansioso para provar a si mesmo, produzir um trabalho de qualidade e ficar por dentro de tudo – o que você pode fazer dominando a arte de se manter organizado .
Desde o início, você desejará explorar os conselhos e as ferramentas disponíveis para se organizar. Ao manter sua mesa, tarefas e e-mails organizados, você estará no caminho certo para um desempenho bem-sucedido no trabalho – sem arrancar os cabelos.
1. Crie uma rotina
Em seu primeiro dia de trabalho, inicie um sistema organizacional. Antes de receber uma carga de trabalho significativa, você terá uma rotina estabelecida para mantê-lo no caminho certo. Use um aplicativo como o Evernote , que você pode acessar em seu computador e dispositivo móvel, para rastrear informações, listas, tarefas e muito mais. Pergunte aos funcionários que realizam trabalhos semelhantes qual é seu método organizacional e qualquer conselho que possam dar.
Se a sua empresa utiliza um software específico, adapte-se aos seus diversos usos e funções.
2. Use realmente sua agenda de e-mail
Uma ótima maneira de ficar por dentro de reuniões, prazos e tarefas é usar o calendário existente em sua conta de e-mail. Quer você escolha sua agenda de e-mail comercial ou uma conta do Gmail, é útil marcar todos os eventos na agenda. Como usará seu e-mail constantemente, você terá acesso fácil e consistente a esta agenda.
Você também pode usar o calendário para adicionar alertas, principalmente para eventos recorrentes. Se você tiver uma reunião semanal, configure seu calendário para lembrá-lo automaticamente. Da mesma forma, você pode usar seu calendário de trabalho para convidar e marcar reuniões com colegas de trabalho.
3. Tenha uma lista central de tarefas
Você pode preferir anotar as tarefas no papel ou usar sites projetados para mantê-lo no controle, como o Basecamp . O Basecamp permite que você veja todas as suas atribuições, atualize seu status e risque-as quando terminar.
Organize sua lista de tarefas criando um sistema de codificação por cores para distinguir o nível de prioridade ou assuntos relacionados. Se você mantiver sua lista de tarefas eletronicamente, risque os itens em vez de excluí-los. Dessa forma, você ainda poderá acompanhar as tarefas concluídas e sentir uma sensação de realização.
4. Não deixe cair a peteca no e-mail
Conforme sua posição se desenvolve, você começará a receber inúmeros e-mails todos os dias. Aprender desde cedo como priorizá-los e organizá-los o beneficiará muito ao longo de sua carreira.
A maioria dos provedores de e-mail vem com guias e filtros para organizar os e-mails em categorias, incluindo a capacidade de “sinalizar” e-mails como importantes. Isso também o ajudará a decifrar rapidamente quais e-mails têm precedência, embora você deva responder a todos os e-mails o mais rápido possível.
Encontre um sistema que funcione melhor para você e para realizar suas tarefas. Você também pode investir em um aplicativo de organização de e-mail. Yahoo! Alguns sugerem Thunderbird , um aplicativo projetado para manter todas as suas contas de e-mail em um só lugar, enquanto fornece ferramentas organizacionais.
5. Faça seu espaço de trabalho trabalhar para você
Você vai passar a maior parte do seu dia em seu escritório, seu carro ou onde quer que o seu espaço de trabalho for. Lembre-se de manter este espaço limpo e organizado. Se você trabalha principalmente em uma mesa, é essencial para sua organização e sanidade evitar que isso saia do controle. Na verdade, mesas bagunçadas podem ser perigosas .
Manter seu espaço físico limpo e seu espaço de trabalho virtual organizado ajudará você a se manter focado e concentrado na tarefa. A única maneira de controlar todas as suas atribuições e, ao mesmo tempo, entregar um trabalho de qualidade é aprender a priorizar as tarefas com extrema organização. Usando essas dicas, você descobrirá que organização não é um bicho de 7 cabeças que você pensava no começo.
Fonte: https://www.brazen.com/
